Arbeitsplatz digital transformiert

Digital Workplace

10.Juni 2018, Bert Janfeld

Zwischen Wunsch und Notwendigkeit

Das Büro organisiert sich selbst

Der elektronische Assistent übernimmt die Aufgaben wie einst die Sekretärin. Im Dashboard laufen die wichtigsten Informationen zusammen und fokussiert, welche Aufgaben am dringlichsten zu erledigen sind. Das Environment motiviert, inspiriert und fördert die kreative Teamarbeit.

Der PC, der Personal Computer, transformierte Akten und Dokumente in die digitale Welt  - und bildete den Schreibtisch virtuell detailgetreu nach, einschließlich Papierkorb. Mobil Devices, aber auch, dass Informationen aus viel mehr Quellen in noch unterschiedlicher Weise zu nutzen sind, erhöht massiv die Divergenz. 

Schon viele Softwaresysteme bündeln Information, aber nur in ihrem Funktionsbereich und mehr oder weniger statisch. Am Arbeitsplatz läuft es zusammen, das definiert ihn. Wie sieht seine Zukunft aus?

Mehr als die Summe der Teile

Der digital Workspace muss mehr sein als ein Büro, in dem sich eine Werkzeugsammlung und der Mensch treffen. Es gibt sehr viel Erfahrung wie die Teile funktionierenen. Die Software-Ergonomie und andere Disziplinen haben sich längst mit den Teilen - und sogar mit dem Ganzen beschäftigt. Oder wie sich unsere Arbeitswelt und Arbeit verändert. Die Zukunft und ihre Wirklichkeit wird immer etwas anders als die Theorie sie plant. Doch einige Erfahrungen können mitgenommen werden. Die größte Herausforderung besteht in der Integration. Es muss mehr heraus kommen als die Summe der Teile - in vielerlei Hinsicht.

Digitale Werkzeuge

  • Daten-Server: Hierarchisch geordnete Dokumentensammlung
  • ERP System: Bildet die branchenspezifisch Prozess in Software ab
  • Workgroup Software: gemeinsamer Kalender, Archiv und Kommunikation für Teams und Projekte
  • Intranet: Firmeninformationen hypermedial und multimedial.
  • Messenger: Verbessert die Kommunikation gegenüber Telefon und Email
  • CRM System: Führt die Information über Kunden und Lieferanten zusammen und unterstützt die bessere Kommunikation mit ihnen

Quellen-Vielfalt

  • Desktop PC, Notebook, Smartphone und Tablet, ...
  • Outlook, Microsoft Teams, Slack, Twitter, Facebook, ...
  • Intranet, Workgroup Lösung, Wiki, Forum, DMS, ...
  • ERP System, CRM, Branchenlösung, ...
  • Soziale Netzwerke: Stukturierte direkte Kommunikation im Zusammenspiel von Themen, Interessen und Personen 

Die Zutaten für den

Digital Workplace

User Experience

  • Digital Workplaces sind effektiv und effizient
  • Digitale Workplaces motivieren, sie zu nutzen bringt Spaß
  • Der Digital Workplace ist die natürliche Schnittstelle, die Informationen integriert und bündelt

Multible Devices

  • Der Digital Workplace läuft auf jedem Device
  • Funktionalität und Inhalte sind auf das Device zugeschnitten
  • Trotzdem bleibt der Charakter wiedererkennbar erhalten

Apps

  • Paketierte Geschäftsanwendungen für Anwendungsgruppen
  • Standard-Apps und individuell erstellbare Apps
  • personalisiert und auf die persönlichen Belange zugeschnitten

Collaboration

  • Organisation von Projekten
  • Austausch von Informationen
  • gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Communication

  • Multimedial und multimodal
  • zeitversetzt oder real time
  • Formal oder zeitlich vergänglich

Process

  • Geschäftsprozesse nutzbar
  • prozessorientierte Integration mit den business Lösungen

Social Intranet Tools

  • Nutzer Einbeziehung und Nutzererfahrungs-Faktor
  • Kommunikationsprobleme lösen
  • Geschäftsprobleme lösen

Utility

  • Universelle Werkzeuge für die inhaltsunspezifische Bearbeitung von Informationen
  • Universelle Werkzeuge für das inhaltsunspezifische Zusammenführen von Informationen

Knowledge

  • Gemeinsammes Wissen aufbauen und managen
  • Persönliches Wissen managen

Integration

  • Basistechnologie für geschäftsorientierte statt technisch orientierter Prozesse
  • Macht dem Nutzer die Backend-Systeme transparent

Bewertung - Kritik und Chancen

  • Digital Workplaces geben sich als die Antwort auf die Herausforderungen der Divergenz, die aus der Vielfalt der Devices, Informationsquellen und organisatorischen Anforderungen entstehen.
  • Vielfach sind die neuen Qualitäten aber nur bereits bekannte Anforderungen an einen ergonomischen Arbeitsplatz für Herausforderungen der digitalen Zeit.
  • Konkrete Systeme und Implementierungen bringen bisher kaum die wirklich notwendigen Integrationseffekte und Konvergenz der Informationen. Sie funktionieren gut in Teilbereichen und isolierten Anwendungen, schränken damit aber gleichzeitg auch wieder ein.
  • Nur wenn das Rezept mehr produziert als die Summe der Zutaten, funktioniert der Digital Workspace
  • Der Digital Workplace ist nicht mehr als die zeitgemäße Weiterentwicklung des modenen Arbeitsplatzes. Seine Qualitäten definieren aber genau die Anforderungen die umfassend erfüllt werden müssen um zukunftsorientierte Arbeitsweisen zu unterstützen.